Best-Practice-Dialog I.B.2

10 Jahre landesweiter E-Einkauf kommunaler Dachverbände

Daten, statt „Zettelwirtschaft“. Auf Grundlage durchdachter Strategie und konsequenter Digitalisierung im Einkauf, schaffen kommunale Dachverbände seit 10 Jahren Mehrwerte für ihre Mitglieder. Mindestanforderung für alle Beteiligten: Internetzugang. Personalentlastung wird spürbar; Bündelungseffekte in Ausschreibung und Vergabe führen zu wirtschaftlichen Vorteilen. Digitalisierung im Einkauf ist damit für Kreisverwaltungen, Städte, Gemeinden, oder deren Eigenbetriebe etabliert.

Eine gute Basis für KoPart und KomKa, digitale Einkaufsstrategien zukünftig schrittweise weiter auszubauen.

Einkaufsexperten der

• KoPart eG, Einkaufsgenossenschaft unter dem Dach des Städte- und Gemeindebundes NRW
• Stadt Monheim, Mitglied der Einkaufsgenossenschaft KoPart
• KomKa, Einkaufsgemeinschaft unter dem Dach des GSTB Rheinland-Pfalz
• TEK-SERVICE AG

berichten aus der Praxis.

Stadt Braunschweig schafft Fakten: Vom analogen zum digitalen Einkauf

Die analoge Beschaffung gleicht einer „Blackbox“: intransparent und unwirtschaftlich. Stadt Braunschweig hat sich daher für den eEinkauf entschieden und somit seit Dezember 2023 die perfekte digitale Einkaufslösung für über 300 Bedarfsstellen, zahlreiche Verwaltungsliegenschaften, 80 Schulen, über 40 Kita-Standorte, Sportanlagen, Flüchtlingsunterkünfte, Bauhöfe, Feuerwachen realisiert. Transparenz, Steuerung und Wirtschaftlichkeit eröffnen seither neue Handlungsoptionen.
„Wir haben nach einer Lösung gesucht, die möglichst alle benötigten Produkte verschiedener Lieferanten in einem einzigen Shop vereint, um den Einkauf für die Bedarfsstellen so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Daher auch die Bezeichnung „Einkaufsportal“, da wir es als Tor zu einem großen und vielfältigen Angebot für Dinge des täglichen Dienstbetriebs sehen.“ So Sven Pulch, Projektmanager im Einkauf bei der Stadt Braunschweig. Um selbst keinen eigenen Installations- und Softwarepflegeaufwand für einen Onlineshop vorhalten müssen, darüber hinaus Datensicherheit und Anwenderfreundlichkeit gewährleisten zu können, hat sich Stadt Braunschweig für die Zusammenarbeit mit dem erfahrenen Einkaufsdienstleister der Verwaltungsbranche, TEK-SERVICE AG, entschieden. Ziel ist es, die Einkaufsstrategie sukzessive voranzutreiben, bzw. kontinuierlich auszubauen. Sven Pulch berichtet im Rahmen des Zukunftskongresses via Webcast über Herangehensweisen, Herausforderungen Zielstellungen und Perspektiven.

Synergien durch die innovative Kombination von Ausschreibungsverfahren und Marktplatzmodellen mit der Kommunal Agentur NRW und der TEK-Service AG

In diesem Video diskutieren wir über Synergien zwischen Ausschreibungen der öffentlichen Hand und Online-Marktplätzen mit Dr. Ralf Togler und Andreas Pokropp von der Einkaufsgenossenschaft KoPart der Kommunen in NRW sowie mit Monika Schmidt von der TEK-Service AG. Im Fokus steht die innovative Kombination von Ausschreibungsverfahren und Marktplatzmodellen.

Das Video beleuchtet im Dialog die landesweite Einkaufsstrategie eines kommunalen Dachverbandes, der seinen Mitgliedern ab 2024 weitere Mehrwerte durch die Kombination von ausgeschriebenen Rahmenverträgen und Einzelbestellungen aus einem EU-Marktplatz bietet. Kein „Entweder oder“, vielmehr ein „sowohl als auch“.

eWarenhaus Berlin – Best Practice zur Digitalisierung von Einkaufsprozessen

Die Polizei Berlin ist zweitgrößte Arbeitgeberin im Land Berlin. Mit knapp 26.000 Mitarbeitenden bewegt sie ein jährliches Haushaltsbudget in Höhe von etwa 1,8 Milliarden Euro.
Der Einkauf der Polizei Berlin mit einem unmittelbar beeinflussbaren Auftragsvolumen von etwas mehr als 125 Mio. Euro im Jahr hat einen hohen Einfluss auf die Ausschöpfung der verfügbaren Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotentiale. Durch eine enge Verzahnung mit einsatztaktischen Erfordernissen der Zukunft versteht sich der Einkauf als Herzstück der Strategieentwicklung der Behörde und hat damit auch ein besonderes Augenmerk auf eine nachhaltige Beschaffungs-/Einkaufspraxis. Daneben gilt es im Einkauf Verfahrensabläufe zu digitalisieren. Hierbei ist ein wichtiger Prozess der Abruf von Artikeln aus den Rahmenverträgen des Sammelbestellverfahrens (SBV) des Landesverwaltungsamtes Berlin (LVwA). Der Ausbau der IT-Unterstützung für Sammelbestellungen (eWarenhaus) ist ein berlinweites Digitalisierungsprojekt zur Optimierung von Geschäftsprozessen nach dem E-Government-Gesetz Berlin (EGovG Bln). Die Polizei Berlin hat sich als Vorreiter diesem Thema angenommen und ein entsprechendes IT-Fachverfahren implementiert, das mittlerweile durch alle abrufberechtigten Dienststellen des Landes Berlin genutzt werden kann.

Präsentation

eEinkauf – Rahmenverträge in Kombination mit Einzelbeschaffung – Geht das?

Achim Florin, Polizei Berlin hat als Projektleiter praxisnah über die Erfolgsgeschichte des „eWarenhaus Berlin“ berichtet.
Nachweislich sorgt der eEinkauf im „eWarenhaus Berlin“ für Personalentlastung; strategische Potenziale ergeben sich.
So hat sich die Kombination von Rahmenverträgen mit einem integrierten EU Marktplatz im eWarenhaus Berlin als „Königsweg“ erwiesen.
Auf den Punkt gebracht:

• der eEinkauf ist technisch ausgereift; Verwaltungen handeln und entscheiden entschlossen.
• Vorteile des eEinkaufes sind sofort spürbar.
• Die Lösung des eWarenhauses Berlin ist für Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene skalierbar

Unite im Interview mit Monika Schmidt, Mitbegründerin & Aufsichtsratsvorsitzende der TEK-SERVICE AG

Die Herausforderungen der vergangenen Jahre haben Verwaltungen schonungslos den Zusammenhang von effizientem Verwaltungshandeln und Digitalisierung aufgezeigt, bzw. Defizite deutlich gemacht. Es hat sich zunehmend ein Bewusstsein für den E-Einkauf als zentralem Datenpool entwickelt, sei es für Ausschreibung und Vergabe, Abrechnung oder auch beim Thema Nachhaltigkeit. Transparenz, Steuerungsfähigkeit und Wendigkeit im Krisenfall sind mittlerweile ein Entscheidungskriterium. Wir haben mit Monika Schmidt von TEK-Service AG gesprochen. Das bundesweit tätige Dienstleistungsunternehmen hilft Verwaltungen analoge, papiergestützte Beschaffungsabläufe durch digitale Einkaufsverfahren zu ersetzen.

Mehr Nachhaltigkeit in der kommunalen Beschaffung durch Digitalisierung

In diesem Webinar diskutieren wir anhand der Beispiele Ludwigsburg und Mainz, wie Kommunen deutlich mehr Nachhaltigkeit in der Beschaffung erreichen können – und gleichzeitig Prozesse verschlanken, Kosten senken und Mitarbeitende entlasten.

Kommune 21 im Gespräch

In der Webinar-Reihe „Kommune21 im Gespräch“ stand Mitte Oktober der elektronische Einkauf im Mittelpunkt. Als Praxisbeispiel diente das eWarenhaus der Polizei Berlin, das auf einer Lösung von TEK-Service basiert und an den Markplatz von Unite angebunden ist.

• eWarenhaus Berlin
• e-Einkauf NRW

Weitere Informationen hierzu:

Präsentation: KoPart eG – kommunale Gemeinschaft in NRW

Präsentation: eWarenhaus Berlin – Digitalisierung der Bestellabrufe

Thema dieses Treffens:
e-Warenhauslösungen, e-Einkauf und e-Rechnung im Öffentlichen Bereich.

Weitere Informationen hierzu: berlinbrandenburg.bme.de

Wir gratulieren unserem TEK-Kunden KOPaRT eG, die damit für ihr ausgezeichnetes Engagement für die Digitalisierung der Verwaltung geehrt wird.
Mit einem besonderen Siegel in der Kategorie „Landkreise, Ministerien und sonstige Behörden“ zeichnete die Jury des „KommDIGITAL-Award“ den KoPart-Katalogeinkauf aus.
KOPaRT hat über dieses Projekt in besonderem Maße die Digitalisierung in der Verwaltung befördert.
Das Projekt wurde von der Jury als eines von 24 exzellenten Projekten ausgezeichnet.

Weitere Informationen hierzu: kopart.de

Papiergestützte Beschaffungsprozesse und dezentrale Ressourcenverwaltung sind für den Einkauf der öffentlichen Hand intransparent, kaum zu steuern und unwirtschaftlich. Auf Grund mangelnder elektronisch verarbeitbarer Daten sind dem Einkauf vor- und nachgelagerte Themenbereiche wie Ausschreibung | Vergabe und Abrechnung nicht miteinander „verknüpfbar“. Aspekte der Qualität (wie beispielsweise Nachhaltigkeit, Umwelschutz, soziale Gerechtigkeit, etc.), oder Regionalität (Einbindung des örtlichen Handels, oder Handwerks) können in eine mögliche Einkaufsstrategie nicht integriert werden. Die analoge Beschaffung ist nicht barrierefrei; sie ist nicht Vergabe- und DSGVO konform.

Weitere Infos hierzu unter deutschlandkanndigital.de 

Digitales Dialogforum zu nachhaltiger öffentlicher Beschaffung 2020 –
e-Beschaffung, Dialog und Kooperation als Treiber nachhaltiger öffentlicher Beschaffung

Weitere Infos hierzu unter www.die-gdi.de 

Präsentationen:
>> Nachhaltigkeit im Einkauf der öffentlichen Hand
>> Sustainability in public sector purchasing

Erfahrungs- und Wissensaustausch von Öffentlicher Verwaltung und Unternehmen zum digitalen Lückenschluss von der Bestellung, über die Rechnungsstellung bis zur Bezahlung

14.11.2018, Berlin. BME Symposium. Foto: BME/Peter-Paul Weiler +49 1577 4720112 berlin-event-foto.de

Die BMEnet GmbH hat für das Einkaufsportal der TEK-Service AG das BMEnet Gütesiegel „eProcurement Öffentliche Auftraggeber/Organisationen“ verliehen.
Die TEK-Service AG ist das erste deutsche Unternehmen, das diese Auszeichnung erhalten hat.

 Weitere Infos hierzu unter www.bme.de

Vertreter der Kommunalverwaltungen Erfurt, Lörrach, Tübingen, Tuttlingen, sowie des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz berichteten über e-einkauf, e-Abrechnung, Aspekte der Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit.

Landeshauptstadt Erfurt e-Einkauf – Schlüssel zum Erfolg

Landeshauptstadt Erfurt schaffte 2012 auf Basis des elektronischen Einkaufes die organisatorischen Voraussetzungen, für eine effiziente und transparente Steuerung von Einkauf und Ausschreibung. Die positiven Ergebnisse überzeugen und machen Mut zum Ausbau der Einkaufsstrategie. Ein überzeugender Praxisbeitrag, von Verwaltung für Verwaltungen, der sich durch hohe Übertragbarkeit auszeichnet.

>> www.neueVerwaltung.de

Kongress „Nachwachsende Rohstoffe in der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung in Berlin

…“Durch den in Mainz eingeführten Katalogeinkauf (TEK-SERVICE AG) für alle Massenartikel hatten wir den Vorteil,die von der gesamten Verwaltung verbrauchten Produkte sehr genau zu kennen. So ist es möglich, in aller Kürze Standards (Umweltschutzes, Nachhaltigkeit, oder soziale Gerechtigkeit) festzulegen.“
Klaus Fassnacht, Leiter Vergabestelle Landeshauptstadt Mainz

>> Nachhaltiger Einkauf Landeshauptstadt Mainz