Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Einkauf ist heute eines der ganz spannenden Handlungsfelder von Strategen und Entscheidern der öffentlichen Hand. War e-Procurement, e-Einkauf oder elektronische Beschaffung Anfang der 2000er Jahre meist nur ein Argument für mehr Wirtschaftlichkeit, so erweist sich der e-Einkauf heute als äußerst „facettenreich“.
TEK-SERVICE AG stand im DIGITAL FUTURE Mag Rede und Antwort. Der Einkaufsdienstleister TEK-SERVICE hat den e-Einkauf in den letzten 20 Jahren bundesweit in der Verwaltung etabliert. Dabei entstand eine weitreichende Einkaufslösung für Rathäuser, Kreisverwaltungen, kommunale Dachverbände und Landesverwaltungen.
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BITMi-Mitglied TEK-SERVICE stand im DIGITAL FUTURE Mag Rede und Antwort. Der Beschaffungsdienstleister TEK-SERVICE hat den e-Einkauf in den letzten 20 Jahren bundesweit in der Verwaltung etabliert. Dabei entstand eine weitreichende Einkaufslösung für Rathäuser, Kreisverwaltungen, kommunale Dachverbände und Landesverwaltungen.
Auf Grundlage webbasierender Services und branchenspeziefischem KnowHow hat der deutsche e-Procurementdienstleister TEK-SERVICE AG in den verganganen 20 Jahren den e-Einkauf bundesweit in der Verwaltung etabliert. Entlang von Kundenanforderungen ist damit eine weitreichende Einkaufslösung für Rathäuser, Kreisverwaltungen, kommunlen Dachverbänden und Landesverwaltungen entstanden.
KommDIGITALE 2022 ist die Kongressmesse für Kommunalverwaltungen mit dem Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung. TEK-SERVICE AG, ein bundesweit tätiges Dienstleistungsunternehmen für den e-Einkauf der öffentlichen Hand, ist Aussteller und präsentiert im Rahmen des Kongresses zwei spannende Best Practices aus dem Kundenkreis: die Einkaufsgenossenschaft KoPart und das eWarenhaus Berlin.
KommDIGITALE 2022 – ( 15. bis 17.11.2022 in Bielefeld) ist die Kongressmesse für Kommunalverwaltungen; Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung. TEK-SERVICE AG, bundesweit tätiges Dienstleistungsunternehmen für den e-Einkauf der öffentlichen Hand, ist Aussteller und präsentiert im Rahmen des Kongresses zwei spannende Best Practices aus dem Kundenkreis:
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Seit mehr als zehn Jahren verfügt die Stadt Schweinfurt über Praxiserfahrung in Sachen e-Einkauf. Rückblickend kann sich heute niemand mehr vorstellen, wie aufwändig sich die Beschaffung für einfache Bereiche wie Bürobedarf, Tinte/Toner oder Papier gestaltete. Auch Nachhaltigkeitsaspekte spielen eine wichtige Rolle.
Seit 2016 steht für über 90 Mitglieder des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz (GStB RLP) das Kommunale Kaufhaus (KommKa) zur Verfügung. Landesweit ordern autorisierte Besteller aus Rathäusern, Eigenbetrieben und Kreisverwaltungen in “KommKa” aus über 40 Rahmenverträgen. Periodisch werden Bedarfe gebündelt und durch Experten des kommunalen Dachverbandes (Kommunalberatung RLP) ausgeschrieben. Für Technologie, Service und Know-How zeichnet das externe Dienstleistungsunternehmen TEK-SERVICE AG verantwortlich.
Seit mehr als 10 Jahren verfügt Stadt Schweinfurt über Praxiserfahrung in Sachen e-Einkauf. Rückblickend kann sich heute niemand mehr vorstellen, wie aufwändig sich die Beschaffung für einfache Bereiche wie Bürobedarf, Tinte/Toner oder Papier gestaltete. Geschuldet „analoger“ Verfahrensabläufe mit höherem Personaleinsatz und nicht bedarfsgerechter Lagerhaltung mangels Intransparenz war der Beschaffungsprozess oft teurer als die Ware selbst. An Synergien durch den gemeinsamen, koordinierten Einkauf von Stadtverwaltung und einer Tochtergesellschaft war nicht zu denken. Transparenz und Steuerungspotentiale waren nicht gegeben.
Seit mehr als 10 Jahren verfügt Stadt Schweinfurt über Praxiserfahrung in Sachen e-Einkauf. Rückblickend kann sich heute niemand mehr vorstellen, wie aufwändig sich die Beschaffung für einfache Bereiche wie Bürobedarf, Tinte/Toner oder Papier gestaltete. Geschuldet „analoger“ Verfahrensabläufe mit höherem Personaleinsatz und nicht bedarfsgerechter Lagerhaltung mangels Intransparenz war der Beschaffungsprozess oft teurer als die Ware selbst. An Synergien durch den gemeinsamen, koordinierten Einkauf von Stadtverwaltung und einer Tochtergesellschaft, war nicht zu denken. Transparenz und Steuerungspotentiale waren nicht gegeben.
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Nicht erst in Zeiten der Pandemie und Hochwasserkatastrophe, sondern auch in der Flüchtlingskrise hat die Digitalisierung an Bedeutung gewonnen. Bundesweit haben Verwaltungen Versäumnisse erkannt und arbeiten mit mittelständischen IT-Dienstleistern zusammen, um Lücken schnellstmöglich zu schließen. TEK-SERVICE AG, bundesweit tätiges Dienstleistungsunternehmen für den Einkauf der öffentlichen Hand, kann diese Entwicklung bestätigen. „Das Blatt hat sich gewendet. Wenn Verwaltungen vor Jahren die Digitalisierung des Einkaufs ausschließlich unter dem Aspekt Preisvorteil gesehen haben, ist er heute Dreh- und Angelpunkt für die e-Vergabe und e-Abrechnung.“ resümiert Frank Schmierer, Vorstand der TEK-SERVICE AG.
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Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz
Landesweit profitieren seit 2016 Rathäuser, kommunale Eigenbetriebe und Kreisverwaltungen von den Vorteilen des elektronischen Einkaufs, Vergabe und Abrechnung des GStB Rheinland-Pfalz.
Seit 2000 sorgt TEK-SERVICE AG konsequent für Softwareentwicklung und Hosting ausschließlich in Deutschland. Das Unternehmen hat zum Jahresbeginn die beiden Gütesiegel „Software made in Germany“ sowie „Software hosted in Germany“ erhalten. Bereits seit August 2021 ist die Technologie des TEK-Einkaufsportals als barrierefrei zertifiziert.
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Kommunales Kaufhaus Rheinland-Pfalz
Sie 2016 profitieren Rathäuser, kommunale Eigenbetriebe und Kreisverwaltungen von den Vorteilen des elektronischen Einkaufs, Vergabe und Abrechnung.
Die öffentliche Beschaffung wird zunehmend komplexer. Förderprogramme drängen auf eine zügige Beschaffung – aber unter Einhaltung des Vergaberechts, das von Natur aus recht zeitintensiv ist. Doch öffentlichen Auftraggebern fehlt angesichts der steigenden Aufgaben, die die kommunalen Beschäftigten zu bewältigen haben, gerade die Zeit dafür, den Überblick über das Vergaberecht und auch über den Markt zu behalten. Überdies verspricht eine Bündelung des Bedarfs Skaleneffekte, doch dazu ist ein zentraler Einkauf oder sogar die Zusammenarbeit mit Nachbarkommunen vonnöten, um das erforderliche Beschaffungsvolumen zu erreichen. Derartige Abstimmungen sind wiederum zeitintensiv.
Barrierefrei informieren und kommunizieren, Informationen einholen, Daten austauschen, Prozesse abwickeln – ohne das Internet ist das nicht mehr darstellbar. Weltweit anerkannte Standards definieren genau, wie barrierefreies Webdesign umgesetzt werden sollte. EU-weit gelten ebenfalls klare Vorgaben, die in den einzelnen Ländern vorangetrieben werden.
Mit dem Wechsel von der altgewohnten papiergestützten Beschaffung zum elektronischen Einkauf hatte Erfurt gleich mehrere Ziele anvisiert: Zum einen sollten die Prozesse optimiert und die gesamte Beschaffung wirtschaftlicher werden – dies aber zweitens vor dem Hintergrund nachhaltigen Wirtschaftens, wozu drittens der Faktor Regionalität gehört.
Die Stadtverwaltung Reutlingen sieht das Thema E-Rechnung weniger als Pflicht, sondern vielmehr als Chance, durch eine konsequente Automatisierung die „digitale Dividende“ zu realisieren. Ausgehend von einem jahrelang erfolgreich praktizierten elektronischen Beschaffungsprozess wurde nun die elektronische Rechnungsstellung umgesetzt und in den Prozess integriert.
Seit Januar 2021 sind Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit fest in digitale Einkaufsprozesse der Stadt Ludwigsburg integriert. Durch den Einsatz von DIWA, der Einkaufslösung der TEK-SERVICE AG, können Rahmenverträge besser gesteuert werden.
Das Unternehmen TEK-Service bietet eine barrierefreie E-Procurement-Lösung an. Kommunalverwaltungen könnten von deren Einsatz profitieren und den gesetzlichen Vorgaben schneller gerecht werden.
Die Stadtverwaltung Ludwigsburg hat in den letzten Jahren viel getan, um Nachhaltigkeit fest zu verankern. Diese Maßnahmen blieben nicht ohne Resonanz: 2014 erhielt die Stadt den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung. 2019 wurde sie als „Klimaaktive Kommune“ ausgezeichnet und 2020 mit dem Preis „Innovation schafft Vorsprung“, der besondere Leistungen in der Beschaffung von Innovationen und bei der Gestaltung innovativer Beschaffungsprozesse würdigt. Nun hat sie mit DIWA eine nachhaltige digitale Einkaufslösung etabliert.
elektronischer Einkauf, e-Abrechnung
Seit dem 27. November 2018 sind die obersten Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Ein Jahr später trat diese Pflicht auch für alle weiteren Bundesbehörden in Kraft. Am 18. April 2020 war die späteste Frist für die Umsetzung in Ländern und Kommunen. Für die Stadt Reutlingen war klar, nicht nur die Rechnungsstellung durch Lieferanten sollte elektronisch erfolgen, sondern Einkauf und Abrechnung sollten sinnvoll miteinander verknüpft werden.
„E“ wie Erfurt und „e“ wie elektronischer Einkauf – „nomen es omen“ könnte man meinen. Und tatsächlich, die Sache mit dem „e“ wie elektronisch hat in Erfurt bereits eine längere Tradition. Vor 10 Jahren hat sich die Landeshauptstadt für den e-Einkauf entschieden. Mehrwerte wie Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Regionalität stehen seither konsequent im Fokus.
Vor 10 Jahren hat sich die Landeshauptstadt für die elektronische Beschaffung entschieden – zunächst aus rein wirtschaftlichen Gründen. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Bedarfe von ca. 3300 Mitarbeitern, aus 6 Dezernaten, 63 Schulen und vier Eigenbetrieben, überwiegend dezentral, papiergestützt beschafft. Das war unwirtschaftlich, intransparent und kaum zu steuern. Man erhoffte sich durch die Digitalisierung des Einkaufes mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten, um den Einkauf für die Zukunft noch wirtschaftlicher und vergabekonform ausrichten zu können.
Dass sich Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit nicht ausschließen, beweist Thüringens Landeshauptstadt Erfurt. Vor zehn Jahren hat sie ihren Einkauf digitalisiert und konnte damit sowohl eine höhere Wirtschaftlichkeit erzielen als auch die Grundlage für mehr Nachhaltigkeit schaffen.
Die Stadt Ludwigsburg wickelt ihre digitalen Einkaufsprozesse über das Einkaufsportal von TEK-Service ab. Beschaffungsprozesse lassen sich damit bündeln und das Potenzial von Rahmenverträgen voll ausschöpfen.
Lars Keller, Leiter des Bereichs Zentrale Beschaffung und Vergabe (ZBV) der Stadt Ludwigsburg, berichtete im September 2020 dem Gemeinderat über den weiten Weg von der eigenverantwortlichen, dezentralen Beschaffung, hin zur Steuerung eines zentralen Einkaufs für alle Organisationseinheiten. Rückblickend beschafften rund 200 Besteller C-Artikel bei vielen Lieferanten und erzeugten ein entsprechend großes Rechnungsaufkommenen. Wertvolle Bündelungseffekte, die zu Preisvorteilen geführt hätten, gingen in der Vergangenheit oft verloren. Das Potential von Rahmenverträgen konnte, geschuldet dezentraler Ressourcenverwaltung, nicht voll ausgeschöpft werden. Durch die Verteilung auf viele Budgets und Lieferanten war die Erarbeitung belastbarer Leistungsverzeichnisse für Ausschreibung und Vergabe kaum möglich. Darüberhinaus sollten Aspekte der Nachhaltigkeit fest in den Einkauf etabliert werden. Bereits 2014 hatte Stadt Ludwigsburg den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung erhalten. 2019 folgte die Auszeichnung „Klimaaktive Kommune“ und 2020 der BME-Preis „Innovation schafft Vorsprung“.
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Corona macht deutlich; die Digitalisierung von Prozessen in der Verwaltung ist systemrelevant; Versäumnisse rächen sich. Gut, wenn es bewährte Praxisbeispiele gibt, die mit hoher Übertragbarkeit punkten. So profitieren Kommunale Dachverbände, Städte und Kreisverwaltungen von ihren langen Erfahrungen im Umgang mit dem digitalen Einkauf. Was rückblickend unter rein wirtschaftlichen Aspekten auf den Weg gebracht wurde, erweist sich heute unter strategischen Gesichtspunkten von Vorteil. Sei es die Verknüpfung des e-Einkaufs mit der elektronischen Abrechnung, oder die Neuausrichtung des Einkaufes zu mehr Nachhaltigkeit und Regionalität. In Trägerschaft kommunaler Dachverbände entwickeln sich landesweite Einkaufsverbünde, die ihre Mitglieder in Sachen e-Ausschreibung und e-Vergabe entlasten. Darüber hinaus bewähren sich landesweite Einkaufsverbünde in Krisenzeiten.
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Als größte Verwaltungseinheit des Landes hat die Berliner Polizei auch die Aufgabe, digitale Verfahrensabläufe zu erschließen und nutzbar zu machen. Jüngst wurde erfolgreich ein E-Procurement-System umgesetzt, das mehrere beteiligte Instanzen miteinander verschränkt.
Polizei Berlin ist mit ca. 26.000 Mitarbeitenden die größte Verwaltungseinheit des Landes Berlin. Entsprechend nimmt Digitalisierung bei der Berliner Polizei einen hohen Stellenwert ein. Als Vorreiter erschließt und ertüchtigt die Polizei Berlin digitale Verfahrensabläufe, um diese für Bezirke und andere Verwaltungseinheiten des Landes Berlin zur Verfügung zu stellen. Experten der Polizei Berlin haben die Notwendigkeit des digitalen Einkaufes erkannt. Die bis dato praktizierte “analoge” Beschaffung erwies sich als aufwändig und nicht zukunftsfähig. Anfang 2019 wurde man Im Rahmen eines Kongresses auf eine landesweite Einkaufslösung (Kommunales Kaufhaus RLP) aufmerksam. Das Modell basierte auf dem Zusammenspiel zwischen Kommunalem Dachverband, zugehörigen Mitgliedern, sowie TEK-SERVICE AG, als Technologie- und Servicedienstleister.
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eWarenhaus Polizei Berlin, ProFiskal
Seit April 2021 können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Polizei Berlin medienbruchfrei – und klassifiziert nach Umweltfreundlichkeit und Sozialverträglichkeit – Artikel von 19 Unternehmen bestellen
Einrichtung eines eWarenhauses zur Digitalisierung des Prozesses des Abrufs von Artikeln aus den Rahmenverträgen des Sammelbestellverfahrens (SBV) des Landesverwaltungsamtes Berlin sowie aus weiteren dienstellenspezifischen Rahmenverträgen bei gleichzeitiger Mittelbindung in ProFiskal und elektronischer Bestellabwicklung mit den jeweiligen Lieferanten.
Die Stadt Reutlingen hat bereits im Jahr 2002 ihren Einkauf digitalisiert. Nun geht die Kommune erneut voran und verknüpft diesen mit einer elektronischen Abrechnung per E-Gutschriftverfahren. Die ersten Erfahrungen sind positiv.
Im Interview: Dr. Marta Wachowiak, Koordinatorin für Kommunale Entwicklungspolitik im Kreis Groß-Gerau
Digitalisierung von Abrechnungsprozessen
Die Stadt Reutlingen erkannte sehr früh in der Digitalisierung von Abrechnungsprozessen den Mehrwert der Zeitersparnis. Darüber hinaus sollte das monotone, stetig immer wiederkehrende Erfassen von abrechnungsrelevanten Daten in SAP überflüssig werden. Die Lösung ergab sich durch den seit Jahrzehnten praktizierten elektronischen Einkauf.
Städte- und Gemeindebund Nordrhein-Westfalen
KoPart ist die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen. Unter Pandemie-Bedingungen hat sie sich in besonderer Weise bewährt. Bereits im Frühjahr 2020 konnten ihre Mitglieder rechtssicher über Rahmenverträge an Masken und Hygieneartikel gelangen. Seit Herbst letzten Jahres können nun Schulen in Nordrhein-Westfalen aus Verträgen, die 80.000 mobile Endgeräte samt Zubehör und Schulungen umfassen, bestellen. Zahlreiche Städte und Gemeinden greifen auf diesen Service zurück, so zum Beispiel auch die Stadt Frechen.
In unruhigen Zeiten entdecken nicht zuletzt die Kommunen die Vorteile von eProcurement-Anwendungen. Denn stabile und kostengünstige Lieferantenbeziehungen sichern gerade in Krisenzeiten die kommunale Daseinsvorsorge.
E-Government meint die Vereinfachung, Durchführung und Unterstützung von Prozessen zwischen Verwaltungen /Organisationen, oder in der Kommunikation zwischen Bürger und Unternehmen. Die Beschreibung klingt theoretisch und trocken. Die Wissensdatenbank des BMWI (KOINNO) macht das Thema jedoch an Hand von bewährten Praxisbeispielen greifbar. So informiert KOINNO ganz aktuell über den landesweiten, strategischen Angang der KoPart, Einkaufsgensossenschaft und Tochter des Städte- und Gemeindebundes in NRW.
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Die Stadt Reutlingen sieht die vorgeschriebene Einführung der E-Rechnung weniger als Pflicht, denn als eine Gelegenheit, die eigenen Prozesse bei der Beschaffung effektiver zu gestalten. Eine neue Lösung entlastet die Mitarbeiter jetzt von fehleranfälligen Routineaufgaben.
Die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW, KoPart, unterstützt die nordrhein-westfälischen Schulen während der Corona-Pandemie. Als etwa die Nachfrage nach mobilen Endgeräten groß wurde, konnte KoPart diese effizient ausschreiben und über ihr digitales Einkaufsportal verfügbar machen.
Allianzen im Einkauf machen in wirtschaftlicher, strategischer und qualitativer Hinsicht Sinn. Ganz besonders bewähren sie sich in Zeiten der Krise. Ein schönes Beispiel hierfür ist „KoPart“, die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW.
Über das Kommunale Kaufhaus Baden-Württemberg können die Kommunen im Land ihren Einkauf digital steuern. Als Vorbild dient die Lösung aus Rheinland-Pfalz.
Städte- und Gemeindetag Nordrhein-Westfalen
Kommunale Schulträger können seit diesem Montag über einen elektronischen Einkaufskatalog digitale Endgeräte samt Zubehör für Schülerinnen und Schüler sowie das Lehrpersonal bestellen. “Wir sind froh, dass wir Städten und Gemeinden bei der digitalen Ausstattung der Schulen über unsere Einkaufsgenossenschaft, die KoPart eG, einen hilfreichen Service anbieten können”, sagte Dr. Bernd Jürgen Schneider, Hauptgeschäftsführer des Städte- und Gemeindebundes NRW, in Düsseldorf.
Innovationsmanagement und Performancesteigerung im Einkauf der Zukunft,
Zum 1. Oktober startet Pilotphase zur digitalen Warenbeschaffung – Ziel: Einfacher, schneller, nachhaltiger
Der Internet-Konzern Amazon ist seit einiger Zeit im Bereich Öffentliche Beschaffung tätig und hat sich auf unterschwellige Angebote spezialisiert. Das ist gesetzes-, aber nicht datenschutzkonform.
Der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz hat in seinem Kommunalen Kaufhaus die digitale Rechnungsstellung eingeführt. Durch die konsequente Digitalisierung, ergeben sich für die beteiligten Kommunen Preis- und Wirtschaftlichkeitsvorteile.
Die BMEnet GmbH hat das Einkaufsportal der TEK-Service AG erneut mit dem BMEnet Gütesiegel „eProcurement Öffentliche Auftraggeber/Organisationen“ ausgezeichnet.
Zahlreiche Statements von Landräten, Bürgermeistern und Oberbürgermeistern machen deutlich: Man meint es ernst mit der nachhaltigen Beschaffung in Deutschland. Zielstellungen werden ausgegeben, Vorgaben erlassen. Doch es ist ein weiter Weg vom Wunsch bis zur Realisation. Personal- und Zeitressourcen sind erheblich. Messbare Effekte lassen sich nur schwer dokumentieren. Überzeugungsarbeit dauert eben. Doch es geht auch anders; Rathäuser, Kreisverwaltungen und Kommunale Dachverbände machen es vor.
Kommunalverwaltungen zeigen, wie´s geht
Zahlreiche Statements von Landräten, Bürgermeistern und Oberbürgermeistern machen deutlich: Man meint es ernst mit der nachhaltigen Beschaffung in Deutschland. Zielstellungen werden ausgegeben, Vorgaben erlassen. Doch es ist ein weiter Weg vom Wunsch bis zur Realisation. Personal- und Zeitressourcen sind erheblich. Messbare Effekte lassen sich nur schwer dokumentieren. Überzeugungsarbeit dauert eben. Doch es geht auch anders; Rathäuser, Kreisverwaltungen und Kommunale Dachverbände machen es vor.
Ausschreibungen ohne Zettelwirtschaft:
Kreisverwaltung Groß-Gerau digitalisiert die eigene Beschaffung und etabliert eine kreisweite kommunale Einkaufsgemeinschaft.
Die hessische Kreisverwaltung Groß-Gerau hat die eigene Beschaffung digitalisiert und eine kreisweite kommunale Einkaufsgemeinschft etabliert.
Fazit: Die Mehrwerte übertreffen die Ausgaben bei Weitem.
Digital, transparent, effizient
– das sind die Schlagworte, die in den Sinn kommen, wenn man an die Beschaffungen in Rathäusern, Kindergärten, Bauhöfen und sonstigen Organisationseinheiten kommunaler Beschaffung denkt; oder vielmehr denken sollte.
Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz
Mainz 2020: Seit 18. April 2020 ist die nächste Stufe der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) in Kraft getreten. Ab dann müssen auch Landesbehörden und kommunale Verwaltungen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Erhebungen des Bundesinnenministeriums gehen bei der elektronischen Rechnungsstellung von einem jährlichen Einsparpotenzial von rund zwei bis fünf Milliarden Euro aus. Der Bund für Materialwirtschaft und Einkauf bewertet die Kosten eines Bestellvorgangs mit € 100.
Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz
Mitglieder der landesweiten kommunalen Einkaufsgemeinschaft empfangen und verarbeiten e-Rechnungen mittels Workflow elektronisch
Kommunale Dachverbände stellen für ihre Mitglieder dringend benötigte Artikel bereit
Ganz konkret gilt dies für die landesweiten Einkaufsverbünde des Städte- und Gemeindebundes in NRW, (StGB NRW), sowie des Gemeinde- und Städtebundes in RLP.(GStB RLP). Durch den digitalisierten Einkauf der kommunalen Dachverbände werden seit Jahren vergaberechtliche und wirtschaftliche Aspekte für die mehr als 100 Mitglieder erschlossen. In Zeiten der Krise schaffen Dachverbände damit erstaunliche Mehrwerte.
Noch bis zum Jahr 2014 hatte die Kreisverwaltung Groß-Gerau mit den negativen Effekten dezentraler Ressourcenverwaltung und papiergestützter Beschaffung zu kämpfen – Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten waren nicht gegeben. Deshalb hat sich die Behörde für die Digitalisierung von Verfahrensabläufen im Einkauf entschieden.
Seit Dezember 2011 wird in der Stadtverwaltung Erfurt (SVE) elektronisch gestützt eingekauft. Alle autorisierten Mitarbeiter nutzen dazu ein auf die Bedürfnisse der SVE angepasstes Einkaufssystem (EKS), kurzum einen eigenen Onlineshop.
Kreisverwaltung Groß-Gerau
Die Kreisverwaltung Groß-Gerau hat die eigene Beschaffung digitalisiert und damit ihren Verwaltungsaufwand reduziert. Die Lösung hat weitere Gemeinden im Landkreis überzeugt. In der kommunalen Einkaufsgemeinschaft steht, neben strategisch-wirtschaftlichen Zielen, auch der „grüne“ Einkauf im Fokus.
KoPart eG: landesweite erfolgreiche kommunale Einkaufsgemeinschaft in NRW
Tochter des Städte- und Gemeindebundes (KoPart eg). Dank Digitalisierung zu mehr Wirtschaftlichkeit und besserem Krisenmanagement
Bereits 2014 hat die EU mit der Richtlinie 2014/55/EU die elektronische Rechnungsstellung als neuen Standard bei öffentlichen Aufträgen auf den Weg gebracht. Bis April 2020 soll nun der Einsatz der standardisierten Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 obligatorisch für die kommunale Verwaltung werden. Rathäuser und Landratsämter arbeiten bundesweit mit Hochdruck an der Umsetzung der Zielvorgabe. Mit Spannung erwartet man darüber hinaus, wie sich die Wirtschaft auf diese Anforderungen einstellen wird. Denn die Fähigkeit zur Erzeugung von E-Rechnungen im geforderten Standard ist auch für Dienstleister, Lieferanten und Handwerk ab diesem Zeitpunkt die Voraussetzung für die Auftragserteilung auf Bundes- und Landesebene.
Landeshauptstadt Erfurt integriert den örtlichen Buchhandel sowie Bäckereien in ihre Einkaufsstrategie Seitdem bestellen Kindergärten und Kindertagesstätten über das Einkaufssystem der TEK-SERVICE AG Brötchen von Erfurter Bäckereien.Alle Backwaren werden frei von Zusatzstoffen und industriell vorgefertigter Teiglinge in handwerklicher Fertigung hergestellt.
Ausschreibungen ohne Zettelwirtschaft
Kreisverwaltung Groß-Gerau digitalisiert die eigene Beschaffung und etabliert eine kreisweite kommunale Einkaufsgemeinschaft
Noch bis zum Jahr 2014 hatte die Kreisverwaltung Groß-Gerau mit den negativen Effekten dezentraler Ressourcenverwaltung und papiergestützter Beschaffung zu kämpfen – Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten waren nicht gegeben. Deshalb hat sich die Behörde für die Digitalisierung von Verfahrensabläufen im Einkauf entschieden. Dazu wurde eine webbasierte Dienstleistung der TEK-SERVICE AG implementiert. Über die Webapplikation können autorisierte Mitarbeiter nun ohne größere bürokratische Hürden bestellen, wobei diese Aufträge auf im Vorfeld vereinbarten Rahmenverträgen basieren. Der digitalisierte Ablauf schafft Transparenz und ermöglicht eine fachübergreifende Einkaufs- und Ausschreibungsstrategie. Mittlerweile ist daraus eine Einkaufsgemeinschaft kreiszugehöriger Kommunalverwaltungen entstanden, in der neben strategisch-wirtschaftlichen Zielstellungen auch der „grüne“ Einkauf im Fokus steht: So kann bei der Auswahl der Auftragspartner beispielweise gezielt auf regionale Herkunft oder Nachhaltigkeit der Produkte geachtet werden.
Kreis Groß Gerau digitalisiert Einkauf
Der Vorstoß der Verwaltung sorgt für höhere Wirtschaftlichkeit, schafft die Grundlage für eine kreisweite Einkaufsgemeinschaft und etabliert darüber hinaus den „grünen Einkauf“
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