Analoge Bestellprozesse als Zeit- und Ressourcenfresser
2019 stand bei der Polizei Berlin die Digitalisierung der Bestellabrufe im Vordergrund. Unterschiedliche Rahmenverträge mussten verwaltungsweit nutzbar gemacht, manuelle Abläufe reduziert und der Einkauf transparenter und besser steuerbar werden. Gleichzeitig sollte die Lösung über die Polizei hinaus für weitere Dienststellen des Landes Berlin skalierbar sein.
- Hoher administrativer Aufwand: Analoge und papiergestützte Abläufe banden Zeit und Personal.
- Komplexe Beschaffungswege: Unterschiedliche Rahmenverträge sollten über einen zentralen Zugang nutzbar werden.
- Landesweit skalieren: Aus einer Lösung für die Polizei sollte eine Infrastruktur entstehen, die auch weitere Berliner Dienststellen nutzen können.
Rahmenverträge und Marktplatz in einem digitalen Warenhaus
Gemeinsam mit TEK-SERVICE setzte die Polizei Berlin das eWarenhaus zunächst als Pilotprojekt um. Heute verbindet die Lösung ausgeschriebene Rahmenverträge mit einem integrierten EU-Marktplatz und bindet zentrale Schritte des Bestellprozesses bis hin zum Finanzsystem digital ein. Die Kombination aus Rahmenverträgen und Marktplatz wird in der Projektdokumentation als „Königsweg“ beschrieben.
- Rahmenverträge zentral abrufen: Besteller greifen über einen gemeinsamen digitalen Zugang auf die verfügbaren Sortimente zu.
- Marktplatz integrieren: Ergänzend zu den Rahmenverträgen können weitere Bedarfe über den integrierten EU-Marktplatz abgedeckt werden.
- Prozesse durchgängig digitalisieren: Bestellinformationen werden medienbruchfrei verarbeitet; auch die Mittelbindung wurde in das Haushalts- und Kassensystem integriert.
Vom Polizeiprojekt zum landesweiten eEinkauf
Was davon lässt sich auf Ihren Einkauf übertragen?
Ob Landesverwaltung, Polizei oder andere Behörde: Wir zeigen Ihnen, wie sich digitaler Einkauf auf Ihre Strukturen, Beschaffungswege und Anforderungen übertragen lässt.
