In vielen Finanzbuchhaltungen und Stadtkassen stellt der Rechnungseingang noch immer einen erheblichen personellen und zeitlichen Flaschenhals dar. Obwohl die Bestellung von Bürobedarf oder Verbrauchsmaterialien oft nur wenige Euro umfasst, verursacht die nachgelagerte Rechnungsbearbeitung bei analogen Papierrechnungen hohe Kosten und lange Durchlaufzeiten. TEK-SERVICE AG dreht diesen Prozess um: indem wir das Gutschriftverfahren automatisieren. Durch die Verknüpfung des eEinkaufs mit elektronischen Abrechnungsverfahren werden Rechnungen entbehrlich, die manuelle Datenerfassung in ERP- und Finanzsystemen entfällt und die Finanzbuchhaltung wird spürbar entlastet.
1. Das Grundproblem: Papierrechnungen als zeitraubender Flaschenhals
Die manuelle Abwicklung von Papierrechnungen bindet im Verwaltungs- und Unternehmensalltag wertvolle Kapazitäten:
- Hohe Bearbeitungskosten: Untersuchungen beziffern die Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Papierrechnung auf durchschnittlich 15 Euro.
- Lange Transport- und Liegezeiten: Einer reinen Rechnungsbearbeitungszeit von oft nur einer Minute stehen in analogen Abläufen bis zu 300 Minuten Transport- und Liegezeit gegenüber.
- Monotone Routineaufgaben: Mitarbeiter in der Buchhaltung verbringen viel Zeit mit dem wiederkehrenden Erfassen und Abgleichen von Rechnungsdaten in ihren Finanzsystemen, was anfällig für Übertragungsfehler ist.
Durch den Umstieg auf die elektronische Rechnungsabwicklung im TEK-Einkaufsportal lässt sich die Bearbeitungszeit von über 16 Minuten auf etwa 2 Minuten pro Vorgang senken.
2. Funktionsweise: Was bedeutet es, Gutschriftverfahren zu automatisieren?
Beim klassischen Beschaffungsablauf liefert der Händler die Ware und stellt anschließend eine Rechnung, die in der Kasse geprüft, kontiert und freigegeben werden muss.
Das Gutsamtschriftverfahren (gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) kehrt diese Abrechnungslogik im Einvernehmen mit den Lieferanten um:
- Digitaler Bestellabruf: Die Autorisierte Bedarfsstelle bestellt Ware über das elektronische Einkaufsportal.
- Wareneingang & Auftragsbestätigung: Nach Erhalt der Lieferung nimmt der Besteller im TEK-Portal die Auftragsbestätigung bzw. den Wareneingang vor.
- Automatische Gutschrifterstellung: Auf Basis dieser verifizierten Daten erzeugt das TEK-Kontor automatisch eine Gutschriftsdatei im elektronischen Standard (z. B. ZUGFeRD).
- Digitale Datenübermittlung: Die Gutschrift wird parallel an das Finanz- bzw. ERP-System der Organisation sowie an den Lieferanten übermittelt. Eine Rechnung durch den Lieferanten entfällt komplett.
3. Die wichtigsten Vorteile für Finanzbuchhaltung und Kasse
Die Verknüpfung von eEinkauf und automatisierter eAbrechnung schafft unmittelbare operative und strategische Mehrwerte:
- 80 % Zeitersparnis: Praxisberichte zeigen, dass digitalisierte Verfahrensabläufe von der Bestellung bis zur Gutschrift den Zeitaufwand in der Rechnungsabwicklung um bis zu 80 % reduzieren.
- Entfall der manuellen Datenerfassung: Abrechnungsrelevante Daten müssen nicht mehr händisch in ERP-Systeme (wie SAP) eingetippt werden, was Erfassungsfehler ausschließt.
- Sicheres Einhalten von Zahlungsfristen: Da die Gutschrift sofort nach Wareneingang erzeugt wird, lassen sich Skontofristen und Zahlungsziele lückenlos nutzen.
- Gesetzliche Standards (ZUGFeRD & XRechnung): Das TEK-Einkaufsportal ermöglicht die Erzeugung und Verarbeitung von e-Rechnungen im ZUGFeRD- sowie im XRechnungs-Format.
4. Bewährte Praxisbeispiele aus Kommunen
Mehrere Städte und Landkreise automatisieren ihr Gutschriftverfahren seit Jahren erfolgreich mit TEK-SERVICE:
- Stadt Reutlingen: Bereits 2002 hat die Stadt Reutlingen ihren Einkauf digitalisiert und diesen mit der elektronischen Abrechnung per E-Gutschriftverfahren verknüpft. Besteller tätigen ihre Käufe im Portal, bestätigen den Auftrag und erzeugen damit automatisch Gutschriftsdateien im ZUGFeRD-Format gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG, wodurch das händische Erfassen von Daten in SAP entfällt.
- Landkreis Tuttlingen: Der Landkreis Tuttlingen empfängt und verarbeitet seit 2015 E-Rechnungen im ZUGFeRD-Standard und rechnet im C-Teile-Einkauf per Gutschriftverfahren ab. Dadurch wurde eine Effizienzsteigerung und ein Zeitgewinn von rund 80 % erzielt.
- Kommunales Kaufhaus Rheinland-Pfalz (GStB RLP): Der Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz nutzt die TEK-Lösung, um Ausgabedokumente für über 70 Mitgliedskommunen medienbruchfrei im ZUGFeRD 2.0- und XRechnungs-Format zu erzeugen.
Fazit: Durchgängige Prozesse von der Bestellung bis zur Kasse
eEinkauf und eAbrechnung entfalten ihr volles Potenzial erst in der Kombination. Gutschriftverfahren automatisieren ist ein Beispiel hierfür: Es beendet das aufwändige Prüfen und Erfassen von Papierrechnungen, eliminiert Fehlerquellen und entlastet die Stadtkassen sowie Buchhaltungsabteilungen nachhaltig.
