Erfolgsgeschichten des digitalen Einkaufs.

„Die Zusammenarbeit mit TEK-SERVICE AG hat es uns ermöglicht, positive Effekte des elektronischen Einkaufs für mehr als 70 Kommunalverwaltungen greifbar zu machen und landesweit in die Fläche zu bringen. Auf Ihre Technologie, die damit verbundenen Services und die verwaltungsspezifischen Kenntnisse von Abläufen konnten wir uns stets verlassen.“

Geschäftsführer: RA JUDr. Stefan Meiborg

„Durch die Zusammenarbeit mit Ihnen wurde die Stadt Lörrach in den Themen Digitalisierung von Verwaltungsabläufen (Einkauf, Vergabe, Abrechnung) und Strategie (Einkaufskooperation, Regionalaspekt und Nachhaltigkeit) unterstützt und begleitet […] Durch die Zusammenarbeit mit Ihnen wurde die Stadt Lörrach in den Themen Digitalisierung von Verwaltungsabläufen (Einkauf, Vergabe, Abrechnung) und Strategie (Einkaufskooperation, Regionalaspekt und Nachhaltigkeit) unterstützt und begleitet […].“

Jörg Lutz, Oberbürgermeister Stadt Lörrach

„Die Einführung verlief reibungslos und das operative Tagesgeschäft im Einkauf führte zu umfassender Transparenz, nachhaltiger Kostensenkung und Preisvorteilen.“

Volker Siedentopf, Abteilung Allgemeine Verwaltung

„Die Stadtverwaltung Mainz nimmt bereits seit 2003 die Dienstleistungen der TEK-SERVICE AG in Anspruch. In dieser langen Zeit der Zusammenarbeit konnte der jährliche Bedarf an Verbrauchsgütern und Arbeitsmaterialien durch entsprechende Ausschreibungen so ausgebaut werden, dass bei derzeit 40 gelisteten Vertragspartnern ein Umsatzvolumen im 7-stelligen Bereich erzielt wurde.

Diese Vorgehensweise hatte zur Folge, dass die Einkaufspreise dauerhaft um bis zu 40 % gesenkt werden konnten […].“

Christian Schlesinger, Leitung Vergabestelle Landeshauptstadt Mainz

„Auf Basis der Dienstleistung der TEK-SERVICE AG konnten wir nach erstaunlich kurzer Projektzeit unsere e-Procurementstrategie Anfang 2014 an den Start bringen. Sofort spürbar wurde die Vereinfachung des operativen Tagesgeschäftes im Einkauf.“

H. Neger, Personal und Organisation

Seit mehr als 10 Jahren verfügt die Stadt Schweinfurt über Praxiserfahrung in Sachen e-Einkauf mit dem TEK-Einkaufsportal. Rückblickend kann sich heute niemand mehr vorstellen, wie aufwändig sich die Beschaffung für einfache Bereiche wie Bürobedarf, Tinte, Toner oder Papier gestaltete.

Geschuldet „analoger“ Verfahrensabläufe mit höherem Personaleinsatz und nicht bedarfsgerechter Lagerhaltung mangels Intransparenz war der Beschaffungsprozess oft teurer als die Ware selbst. An Synergien durch den gemeinsamen, koordinierten Einkauf von Stadtverwaltung und einer Tochtergesellschaft war nicht zu denken. Transparenz und Steuerungspotentiale waren nicht gegeben.

Über die Einkaufslösung DIWA kaufen rund 2.000 MitarbeiterInnen der Stadtverwaltung nachhaltig ein. Ludwigsburg wurde 2019 als „Klimaaktive Kommune“ ausgezeichnet und 2020 mit dem Preis „Innovation schafft Vorsprung“, der besondere Leistungen in der Beschaffung von Innovationen und bei der Gestaltung innovativer Beschaffungsprozesse würdigt.
Wir sind stolz, mit dem TEK-Einkaufsportal als digitale Einkaufslösung dazu beizutragen.

„Der e-Einkauf hat sich als Wegbereiter für die elektronische Vergabe und für die interkommunale Zusammenarbeit erwiesen. Darüber hinaus wurde der Weg für die elektronische Abrechnung geebnet […] Der gesamte Rechnungsbearbeitungsprozess hat sich seither bei unserer Verwaltung massiv verkürzt […]
Mit Ausblick auf das zur Verfügung stehende TEK-Kontor, ist es uns und unseren Lieferanten einfach möglich, e-Rechnungen EU-konform zu erzeugen […]“

Matthias Haag, stellvertretende Leitung Fachbereich Revision

2019 stand für das eWarenhaus Berlin die Digitalisierung der Bestellabrufe im Vordergrund. Heute realisiert die Einkaufslösung von TEK-SERVICE strategische Mehrwerte. So ist die Kombination von Rahmenverträgen und Marktplatznutzung möglich. Ebenso lässt sich der regionale Einzelhandel in das eWarenhaus einbinden. Die landesweite Mengenerhebung für anstehende Ausschreibungen gestaltet sich einfach und entlastet alle Akteure.

„Der Lösungsweg der TEK-Service AG bot und bietet die von der Stadt gewünschte Prozesskostenoptimierung und Transparenz, bei gleichzeitiger Reduzierung des bisherigen personellen und sächlichen Aufwands. Im Zuge der Umstellung der Beschaffungsprozesse hat die TEK-Service AG die Stadt kompetent und zeitnah in allen Fragen unterstützt. Nach nur zweimonatiger Projektphase ging das Softwareprodukt mit den entsprechend angepassten Arbeitsabläufen im Juni 2008 in Produktion.

Heute bestellen die Dienststellen der Stadt über den Arbeitsplatzcomputer […]. Rund 50 Bestellberechtigte in der Kernverwaltung, in den Schulen und in den Kindergärten nutzen das elektronische Einkaufssystem im Wesentlichen für Büromaterial-, Tinte- und Tonerbeschaffung, für die Papierbeschaffung und für die Beschaffung von Reinigungsmitteln und Hygienebedarf.“ […]

Jürgen Eisele, Stadtkämmerer | Zentrale Dienste / Finanzen

„Sämtliche Ämter, Schulen und sonstigen Einrichtungen der Stadt Friedrichshafen nutzen Ihr internetbasiertes Bestellsystem. Über 50 Einheiten können inzwischen Produkte aus den Katalogen Büromaterial, Büropapiere, Druckerverbrauchsmaterial und Erst-Hilfe-Bedarf / Arbeitssicherheit rund um die Uhr bestellen.
Das TEK-System ermöglicht unseren Mitarbeiter/innen auch bei Erweiterungen oder Wechsel von Sortiment und Anbietern das Weiterarbeiten auf der gewohnten Plattform. Die Beschaffungsprozesse im Hause müssen nicht bei jeder Veränderung umgestellt werden.

Die Beschaffer unserer Verwaltung bestellen bei „TEK“ – einem Namen, der sich bei uns im Hause für e-Procurement etabliert hat […].“

Martin Eggetsberger, Organisation und zentrale Dienste

„Was 2006 zunächst als Chance zur Optimierung von verwaltungsinternen Beschaffungsabläufen gedacht war, entwickelte sich zunehmend als gangbarer Weg für einen weitreichenden strategischen Einkauf.

Auf Basis der webbasierten Lösung unseres Dienstleisters, TEK-SERVICE AG, wurde deutlich, wie sehr die Digitalisierung von Prozessen zu umfassender Transparenz und damit verbundenen weitreichenden Steuerungsmöglichkeiten führte. […] Die durch die Digitalisierung des Einkaufs im operativen Tagesgeschäft entstandenen Leistungsbeschreibungen verwenden wir für den Import in die von uns ausgewählte Ausschreibungs- und Vergabeplattform.“

Martin Brand, Personal & Organisation

„Wir haben im Jahr 2020 eine Grundsatzentscheidung für die Digitalisierung unserer Beschaffungsabläufe getroffen. Ziel war es, zunächst unsere Sortimente Büromaterial und Papier in unsere neue Einkaufsstrategie zu integrieren. In Zusammenarbeit mit TEK-SERVICE AG waren wir nach kurzer Projektzeit von 3–4 Monaten im Januar 2021 „startklar“. Unsere beiden Ziele, Digitalisierung des Einkaufes, verwaltungsweite Steuerung von 2 Katalogen war damit erreicht. Im Laufe der Zeit hat unser Zentrales Beschaffungsmanagement weitere Zielstellungen, wie Sortimentsausbau und Einbindung der Eigenbetriebe umgesetzt. Ebenso gehör(t)en die Themen Nachhaltigkeit und digitale Abrechnung zwischenzeitlich auf unsere „Todo“ Liste.

Stand 2025, steuern 3 Administratoren und über 470 Besteller ihren Einkauf über 13 Rahmenverträge, bei aktuell 14 Lieferanten in unserer „Beschaffungsplattform Stadt Heilbronn“. Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten und Arbeitserleichterungen sind heute spür- und messbar. Sämtliche Sortimente lassen sich, durch die von TEK erzeugten Leistungsbeschreibungen periodisch, effizient und belastbar ausschreiben.“

Die papiergestützte Beschaffung von Verbrauchsgütern gleicht einer „Blackbox“; sie ist intransparent, kaum steuerbar und unwirtschaftlich. Digitale Einkaufsprozesse sind die Lösung – für Transparenz, Steuerung, mehr Wirtschaftlichkeit und Strategie. Die Stadt Braunschweig hat sich daher für den eEinkauf entschieden. In Zusammenarbeit mit TEK-SERVICE AG ist der „Switch“ zum digitalen Einkauf gelungen.

Im Webcast ZuKo-365-Digital „Stadt Braunschweig schafft Fakten: Vom analogen zum digitalen Einkauf“ beschreiben Sven Pulch, Projektmanager im Einkauf der Stadt Braunschweig, und Monika Schmidt von der TEK-SERVICE AG den Prozess.

„Die TEK-SERVICE AG hat ihr Einkaufsportal, in Hinblick auf die Verpflichtung der Verwaltungen, Eingangsrechnungen digital empfangen und verarbeiten zu müssen, frühzeitig weiterentwickelt. Besteller der Stadt Reutlingen tätigen im TEK-Einkaufsportal Bestellungen, nehmen die Auftragsbestätigung vor und erzeugen damit automatisch Gutschriftsdateien gemäß § 14 Absatz 2 Satz 2 UStG, im Zugferd-Format. Die erzeugten Abrechnungsdateien werden automatisch, digital an den jeweiligen Lieferanten, sowie an den Besteller weitergeleitet.“

Alexander Haug, Abteilungsleiter Stadtkasse

KoPart ist die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen. Unter Pandemie-Bedingungen hat sie sich in besonderer Weise bewährt: Bereits im Frühjahr 2020 konnten ihre Mitglieder rechtssicher über Rahmenverträge an Masken und Hygieneartikel gelangen.

Seit Herbst 2025 (?) können nun Schulen in Nordrhein-Westfalen aus Vergabeverträgen, die 80.000 mobile Endgeräte samt Zubehör und Schulungen umfassen, bestellen. Zahlreiche Städte und Gemeinden greifen auf diesen Service zurück.