Sortimente auf einen Blick
Beschaffung souverän steuern. TEK-SERVICE – die digitale Einkaufslösung für Verwaltungen
Ab jetzt greift alles ineinander.
In vielen Behörden wachsen Aufgaben und Dokumentationspflichten, gleichzeitig fehlt es überall an Personal. Lieferanten auswählen, Vorgaben prüfen, Kostenstellen zuordnen, Freigaben einholen, Rechnungen abgleichen. Im Einzelfall bleibt das überschaubar, in der Gesamtheit wird es zum zeitraubenden Verwaltungsparcours.
Die TEK-SERVICE AG überführt die Beschaffungsstrukturen Ihrer Verwaltung in einen durchgängigen digitalen Einkaufsprozess. Nicht einfach als „Softwarekopie der Aktenschränke“, sondern als funktionales Upgrade Ihres gesamten Einkaufsprozesses.
Kürzere Bearbeitungswege, effizientere Abläufe – spürbare Entlastung für Besteller und Verantwortliche.
Funktionen des digitalen TEK-Einkaufssystems für Verwaltungen
Besteller greifen auf die ihnen zugeordneten, ausgeschriebenen Rahmenverträge des Einkaufs zu.
Budgets, Zuständigkeiten und Freigaben sind im TEK-Einkaufssystem hinterlegt. Je nach Vorgang geht die Bestellung zum Genehmiger, Lieferanten oder Finanzsystem.
Bestell- und Auftragsdaten fließen in Abrechnung, Auswertungen und künftige Vergaben ein.
Einkaufsverbünde und gemeinsame Beschaffungsmodelle
Im Verbund beschaffen:
Mehr Einkaufskraft. Weniger Aufwand.
Mehr Einkaufskraft
TEK-SERVICE führt gemeinsame Rahmenverträge in einer digitalen Einkaufsplattform zusammen und macht sie für viele Verwaltungen nutzbar – regional genauso wie landesweit.
DER VORTEIL: Gebündelter Bedarf schafft eine starke Verhandlungsbasis - für attraktive Rahmenverträge.
DER VORTEIL: Gebündelter Bedarf schafft eine starke Verhandlungsbasis - für attraktive Rahmenverträge.
Weniger Vergabeaufwand
Gemeinsame Ausschreibungen ersparen eigene Vergabeverfahren. TEK-SERVICE organisiert die Rahmenverträge zentral und stellt sie über die Einkaufsplattform bereit. So können Verwaltungen auf bereits bestehende Beschaffungswege zugreifen – rechtssicher und mit deutlich weniger administrativem Aufwand.
Einfach bestellen
Verwaltungen bestellen direkt aus den bereitgestellten Katalogen und Rahmenverträgen. Sortimente, Konditionen und Lieferanten sind im TEK-Portal zentral hinterlegt, Bestell- und Freigabeprozesse laufen digital. Das macht den Einkauf im Alltag einfach, transparent und effizient.
Für den öffentlichen Sektor gemacht
Sichere. Technik.
Souveräne Daten.
Öffentliche Organisationen tragen Verantwortung für sensible Informationen und müssen jederzeit wissen: Wo liegen unsere Daten, wer hat Zugriff und in wessen Hand liegt die Technik dahinter? TEK-SERVICE gibt darauf eine klare Antwort:
Was im Einkaufsalltag wirklich zählt
Einkaufsverbünde und gemeinsame Beschaffungsmodelle.
Drei öffentliche Einkaufsmodelle, drei unterschiedliche Ausgangslagen – und drei Beispiele dafür, wie TEK-SERVICE Behörden im täglichen Betrieb digital entlastet.
Stadt Tübingen
Wie aus tausenden Einzelbestellungen eine Einkaufsstrategie wurde.
Kita-Bedarf, IT, Reinigungsmittel, Bücher: In Tübingen erzeugten Einzelbestellungen Jahr für Jahr tausende Beschaffungsvorgänge. 2001 stellte TEK-SERVICE gemeinsam mit der Stadt den Einkauf neu auf – mit dem Ziel, Bestellungen zentral zu steuern und die Abläufe zu vereinfachen.
TEK baute die digitale Einkaufsstruktur aus und band immer mehr Lieferanten ein. Auch kleinere örtliche Buchhändler fanden ihren Platz im System. Später nutzte Tübingen die Lösung zusätzlich für die Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungen.
Über das System laufen heute Bestellungen mit einem Volumen von mehr als einer Million Euro. Gleichzeitig kann die Stadt den Einkauf gezielter steuern – etwa indem sie lokale Anbieter einbindet oder Nachhaltigkeitskriterien bereits bei Ausschreibungen berücksichtigt.
„Der e-Einkauf war erst der Anfang. Er hat den Weg für elektronische Vergabe und die Zusammenarbeit mit anderen Verwaltungen geöffnet.“
Matthias Haag | Stellvertretender Leiter Fachbereich Revision | Stadtverwaltung Tübingen
e-Warenhaus des Landes Berlin
Die Polizei als Vorreiter.
Vom Funkgerät bis zum Bürostuhl: 2019 startete die Polizei Berlin gemeinsam mit TEK-SERVICE den digitalen Bestellabruf. TEK baute die Lösung in Abstimmung mit der Polizei konsequent weiter aus und entwickelte damit etwas Großes: das eWarenhaus des Landes Berlin.
Heute nutzen die Behörden aller Berliner Bezirke die Plattform für ihren täglichen Einkauf. Aus einem Pilotprojekt bei der Polizei wurde so eine Einkaufslösung für eine ganze Metropole.
„Mit TEK haben wir aus einem Pilotprojekt bei der Polizei eine Lösung für ganz Berlin entwickelt. Heute kaufen landesweit Tausende Nutzende aus allen Berliner Bezirken über das eWarenhaus Berlin ein – Tendenz steigend. Was 2019 bei uns begann, entlastet inzwischen zahlreiche Behörden und Bezirke bei der Beschaffung.“
Achim Florin, Leiter Vergabegrundsatzstelle, Polizei Berlin
KoPart eG
Über 100 Verwaltungen. Ein digitaler Einkauf.
Die KoPart eG ist die Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW. Sie bündelt die Nachfrage von Kommunen und kommunalen Organisationen und schreibt dafür gemeinsame Rahmenverträge aus. TEK-SERVICE macht diese Verträge im digitalen Katalogeinkauf nutzbar.
TEK übernimmt die Vergabeergebnisse, bindet die Lieferanten an und stellt neue Kataloge und Konditionen für die teilnehmenden Verwaltungen bereit. So können die Kommunen auf gemeinsame Verträge zugreifen, ohne ihren Einkauf allein organisieren zu müssen.
Heute nutzen mehr als 100 Verwaltungen und kommunale Organisationen rund 50 Rahmenverträge. Das Volumen der darüber abgerufenen Produkte liegt bei mehreren Millionen Euro.
„Gemeinsame Rahmenverträge bringen wirtschaftliche und vergaberechtliche Vorteile. Vor allem aber entlasten unsere Einkaufsservices die Mitarbeitenden in den Kommunen – gerade in Zeiten fehlender Fachkräfte.“
Der. Ralf Togler, Vorstandsvorsitzender der KoPart eG
Begleitung im laufenden Verwaltungsalltag
Das System arbeitet.
TEK-SERVICE bleibt dran.
TEK-SERVICE liefert nicht nur die digitale Einkaufslösung für Verwaltungen. Unser Team begleitet den Einkauf dauerhaft – mit Know-how, persönlichem Service und der laufenden Weiterentwicklung von Funktionen und Schnittstellen.
Technologie weiterentwickeln
TEK-SERVICE passt Funktionen und Schnittstellen an, wenn sich Abläufe oder Anforderungen ändern.
Einkauf begleiten
Das TEK-Team unterstützt öffentliche Verwaltungen im täglichen Betrieb und löst Probleme, bevor sie Prozesse ausbremsen.
Know-how vermitteln
Mehr als 25 Jahre Erfahrung im digitalen Einkauf fließen direkt in unsere Lösungen und Entscheidungen ein.
Daten weiter nutzen
Die Bestellungen von heute liefern die Leistungsbeschreibung von morgen.
Im täglichen Einkauf entstehen laufend Informationen zu Produkten, Mengen und Konditionen. TEK-SERVICE führt sie im Einkaufsmonitoring zusammen und macht daraus belastbare Auswertungen – etwa über die vergangenen zwölf Monate. So lässt sich aus dem tatsächlichen Einkaufsverhalten ein elektronisches Leistungsverzeichnis für die nächste Ausschreibung erstellen. Einkauf, Ausschreibung und Vergabe greifen damit direkt ineinander.
Häufige Fragen zur digitalen Beschaffung für Verwaltungen
Was Verwaltungen vor dem Start wissen wollen.
Welche technischen Voraussetzungen brauchen wir für die digitale Einkaufslösung für Verwaltungen?
Im Kern braucht die digitale Einkaufslösung für Verwaltungen von TEK-SERVICE einen Internetzugang. Das Team stellt die webbasierte Plattform bereit und übernimmt Einrichtung, Onboarding sowie die technische Anbindung der beteiligten Systeme und Lieferanten.
Was passiert mit unseren bestehenden Lieferanten und Rahmenverträgen?
TEK-SERVICE übernimmt Lieferanten, Sortimente und Konditionen aus der Vergabe einer Verwaltung in die digitale Einkaufslösung. Berechtigte Besteller greifen anschließend direkt auf die für sie vorgesehenen Kataloge und Rahmenverträge zu.
Wie gelangen Bestell- und Abrechnungsdaten in unsere vorhandenen Systeme?
TEK-SERVICE richtet Schnittstellen zu Haushalts-, ERP-, Kassen- und Finanzsystemen ein und konfiguriert den Datenaustausch passend zu den bestehenden Abläufen.
Wie behalten wir den Überblick über unsere Beschaffung?
Das TEK-Einkaufsportal zeigt zentral, was wo, in welchen Mengen und zu welchen Kosten beschafft wird. Die Informationen lassen sich auswerten und für die Einkaufsplanung sowie künftige Ausschreibungen nutzen.
Wie entsteht aus unseren Bestellungen ein Leistungsverzeichnis?
Das Einkaufsportal von TEK-SERVICE wertet die tatsächlichen Beschaffungen eines gewählten Zeitraums aus. Produkte, Mengen und Konditionen liefern so die belastbare Grundlage für ein elektronisches Leistungsverzeichnis und die nächste Ausschreibung.
Wie funktioniert die elektronische Abrechnung in der digitalen Einkaufslösung von TEK-SERVICE?
Die Einkaufslösung von TEK-SERVICE verbindet Bestellung, Wareneingang und Abrechnung. Beim Gutschriftverfahren entsteht die Abrechnung direkt aus den Bestell- und Wareneingangsdaten – eine separate Rechnung des Lieferanten entfällt. Die Daten lassen sich anschließend an das Finanzsystem übergeben.
Wie schnell kann das digitale Einkaufssystem für Verwaltungen starten?
Das erfahrene Team von TEK-SERVICE plant und realisiert die Einführung gemeinsam mit Ihrer Verwaltung. Von der Klärung der Anforderungen über Datenimport und Einrichtung bis zu Schulung und Inbetriebnahme dauert der Prozess in der Regel acht Wochen.
Wer unterstützt nach dem Start?
Das Serviceteam bleibt persönlich für Sie erreichbar. Bei TEK-SERVICE sprechen Sie mit Menschen – nicht mit Chatbots!
